Регулярные совещания

Регулярные совещания: как не превратить встречу в ритуал

Регулярная встреча имеет одно важное преимущество: участники знают, когда она произойдёт. Но у неё есть и риск. Через несколько месяцев встреча может продолжаться просто потому, что она уже стоит в календаре.

У каждой регулярной встречи должна быть функция

Например:

синхронизация команды;

контроль проекта;

принятие решений;

разбор проблем;

планирование недели. Если цель нельзя сформулировать, стоит пересмотреть необходимость встречи.

Как проводить регулярную планёрку

Простая структура:

1. Что произошло?

Краткие изменения с прошлой встречи.

2. Что выполнено?

Главные результаты.

3. Что заблокировано?

Проблемы, которые требуют вмешательства.

4. Какие решения нужны?

Только вопросы, которые действительно требуют коллективного обсуждения.

5. Что делаем дальше?

Задачи, ответственные и сроки.

Чего не стоит делать

Планёрка не должна превращаться в последовательный отчёт каждого сотрудника. Если каждый участник по пять минут рассказывает всё, чем занимался, встреча быстро становится дорогой и малоэффективной. Лучше обсуждать: отклонения; проблемы; решения; зависимости; следующие действия.

Как понять, нужна ли регулярная встреча

Раз в несколько месяцев проверьте:

сколько встреч прошло;

сколько решений принято;

сколько задач создано;

сколько вопросов обсуждалось повторно;

сколько времени потратили участники. Если встреча почти не создаёт результата, возможны варианты: сократить продолжительность; проводить реже; изменить формат; заменить часть вопросов письменным отчётом; отменить встречу.

Шаблон регулярной встречи

Цель:[Функция встречи]

Периодичность:[Еженедельно / раз в две недели / другое]

Участники:[Список]

Структура:

Результаты прошлого периода. Проблемы и блокеры. Решения. Новые задачи. Ответственные. Сроки. Итог:[Решения + задачи + сроки]