Шаблон протокола совещания

Шаблон протокола совещания

Ниже — универсальный шаблон, который можно использовать для рабочего совещания, планёрки, проектной встречи или регулярной встречи команды.

1. Общая информация

Название встречи:

Дата:

Время:

Участники:

Организатор:

Модератор:

2. Цель встречи

Что должно измениться после совещания?

3. Повестка

№
Вопрос
Ожидаемый результат
Время
1
2
3

4. Решения

Вопрос Решение

5. Задачи

Задача Ответственный Срок

6. Открытые вопросы

Вопрос Что необходимо сделать Ответственный

7. Следующая встреча

Дата: ________________________________

Что необходимо подготовить:

Как пользоваться шаблоном

Главное правило — не пытаться записать весь разговор. Фиксируйте информацию, которая понадобится после встречи: решения → задачи → ответственные → сроки → открытые вопросы. Если встреча небольшая, протокол может занимать одну страницу. Если встреча сложная, к нему можно добавить: ключевые аргументы; риски; ссылки на документы; принятые варианты; дополнительные материалы.

Шаблон протокола для короткой встречи

Для пятнадцатиминутной встречи достаточно ещё более простой структуры:

Решили:

… … Сделать: [Задача] — [Ответственный] — [Срок] [Задача] — [Ответственный] — [Срок] Открытые вопросы: …

Когда обычного шаблона уже недостаточно

Если в компании десятки встреч, ручное копирование шаблонов быстро становится неудобным. Появляются дополнительные вопросы: где находится последний протокол; какие задачи были созданы; какие решения относятся к конкретному проекту; какие вопросы перенесены со встречи; какие встречи повторяются; какие задачи просрочены. На этом этапе удобнее использовать специализированную систему управления встречами.