Задачи после совещания

Задачи после совещания: как превратить договорённости в действия

Одна из главных проблем совещаний возникает после их окончания. Участники договорились: Надо подготовить предложение. Но никто не знает: кто готовит; что именно нужно сделать; когда; где будет результат. Поэтому договорённость не превращается в действие.

Формула задачи

Хорошая задача содержит:

действие + объект + ответственный + срок. Например: Подготовить коммерческое предложение для клиента X — Мария — до 27 сентября.

Плохие формулировки

• Разобраться с сайтом.
• Посмотреть договор.
• Подумать над рекламой.
• Сделать отчёт.

Такие задачи допускают слишком много трактовок.

Хорошие формулировки

• Проверить причину ошибки авторизации и подготовить предложение по исправлению — Иван — до 25 сентября.
• Проверить договор и подготовить список замечаний — Анна — до 26 сентября.

Что делать, если ответственного нет

Не следует автоматически назначать человека. Правильнее зафиксировать: Ответственный не назначен. И добавить это в список вопросов, которые необходимо закрыть.

Что делать, если срок не определён

Точно так же не нужно придумывать дату. Можно указать: Срок не определён. А затем назначить отдельное действие: Определить срок выполнения задачи.

Контроль задач

После встречи необходимо отслеживать:

новые задачи;

выполнение;

просрочки;

изменение сроков;

зависимые задачи. Особенно важно контролировать задачи, которые переходят из одной встречи в следующую. Если задача обсуждается три встречи подряд, это сигнал, что процесс выполнения требует внимания.

Связь задач и встреч

Полезно сохранять связь:

встреча → решение → задача → результат. Тогда спустя месяц можно ответить: Почему появилась эта задача? и быстро увидеть исходное решение. В QC Meetings такая связь является частью модели встречи.