Стоимость совещания

Сколько стоит совещание

Стоимость совещания — это не только стоимость используемого сервиса видеосвязи или переговорной комнаты. Основной расход — рабочее время людей, которые участвуют во встрече.

Простая формула

Стоимость встречи = количество участников × стоимость часа сотрудника × продолжительность. Например: 8 участников; средняя стоимость рабочего часа — 1 500 ₽; продолжительность — 1 час. Получаем: 8 × 1 500 × 1 = 12 000 ₽. Один час встречи стоит компании примерно 12 000 ₽ рабочего времени. Если такая встреча проводится каждую неделю: 12 000 × 52 = 624 000 ₽ в год.

Но реальная стоимость может быть выше

Встреча занимает не только время в календаре. До неё сотрудники: готовятся; изучают материалы; собирают данные. После неё: читают протокол; создают задачи; уточняют договорённости; выполняют дополнительные действия. Кроме того, существуют косвенные издержки: переключение контекста; ожидание начала; прерывание другой работы; повторное обсуждение нерешённых вопросов. Поэтому календарная продолжительность — только часть стоимости.

Как рассчитать стоимость регулярных встреч

Допустим:

10 участников;

стоимость часа — 1 500 ₽;

1 час;

4 встречи в месяц. Стоимость: 10 × 1 500 × 4 = 60 000 ₽ в месяц. За год: 720 000 ₽. И это только одна регулярная встреча.

Что влияет на стоимость

Основные факторы:

Количество участников

Каждый дополнительный человек увеличивает стоимость.

Продолжительность

Чем дольше встреча, тем больше человеко-часов.

Частота

Еженедельная встреча превращается в значительную годовую нагрузку.

Подготовка

Время до встречи также является рабочим временем.

Последующая работа

Результаты встречи требуют выполнения.

Как сократить расходы

Необязательно отменять встречи. Можно: уменьшить число участников; сократить длительность; проводить встречи реже; улучшить подготовку; исключить информационные вопросы; использовать повестку; фиксировать решения; контролировать задачи. Главная цель — не «проводить меньше встреч любой ценой», а получать больше результата на единицу затраченного времени.

Калькулятор стоимости совещания

Количество участников: [ ]

Стоимость часа: [ ]

Продолжительность: [ ]

Встреч в месяц: [ ]

После расчёта:

Стоимость одной встречи: 12 000 ₽Стоимость в месяц: 48 000 ₽Стоимость в год: 576 000 ₽