Повестка совещания

Как правильно составить повестку совещания. Примеры хорошей и плохой повестки, структура, тайминг и готовый шаблон.

Повестка совещания: как составить правильно

Повестка — это не просто список тем. Хорошая повестка заранее отвечает на вопросы: что будем обсуждать; зачем это обсуждать; какой результат нужен; сколько времени есть; кто должен участвовать.

Плохая и хорошая повестка

Плохо

Продажи

Маркетинг

Проект

Разное

Такая повестка почти не помогает подготовиться.

Лучше

1. Снижение продаж — определить причины и выбрать 3 действия на сентябрь — 15 минут.2. Запуск рекламной кампании — утвердить бюджет и дату — 10 минут.3. Проект — определить ответственного за интеграцию — 10 минут. Теперь понятно, зачем обсуждать каждый вопрос и чем он должен закончиться.

Формула хорошего пункта повестки

Используйте:

вопрос → результат → время. Например: Срок запуска → выбрать дату → 10 минут.

Что включить в повестку

Минимально:

название встречи;

цель;

участники;

вопросы;

ожидаемый результат;

время. При необходимости: материалы; ответственные за вопросы; ссылки; предварительные решения; вопросы для подготовки.

Почему повестку нужно отправлять заранее

Участник, получивший вопрос заранее, может:

собрать информацию;

подготовить аргументы;

проверить цифры;

сформулировать позицию;

заранее задать уточняющие вопросы. Это сокращает время, необходимое непосредственно на встрече.

Как не перегружать повестку

Если вопросов слишком много, не пытайтесь вместить всё в одну встречу. Разделите темы на: обязательно обсудить → желательно обсудить → можно вынести отдельно. Если обсуждение третьего вопроса не влияет на основной результат встречи, возможно, его вообще не стоит включать.

Шаблон повестки

Название:[Название]

Цель:[Зачем встречаемся]

Ожидаемый результат:[Что должно быть получено]